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Cambio gestionale senza perdere 10 anni di storico: 200.000 contatti salvati e più veloci da consultare di prima

La sfida

Cambio di gestionale con 200.000 contatti e anni di storico da salvare. Il software precedente andava spento, ma i dati — ogni acquisto, ogni nota, ogni etichetta assegnata nel tempo — servivano ancora per il commerciale e per la compliance. L'export nativo del vecchio sistema non preservava le date delle etichette né la struttura relazionale: migliaia di informazioni sarebbero andate perse o rese inutilizzabili.

La soluzione

Portale interno di consultazione che ha importato tutto lo storico: 200.000 contatti, oltre 10 milioni di record, più di 4.000 etichette con le relative date. Il sistema è consultabile in meno di un secondo anche su ricerche complesse — prestazione superiore al software originale. Il vecchio gestionale si è potuto spegnere senza rischi, con zero interruzioni operative durante la transizione.

Risultati

💾

200k contatti + 10M+ record, zero perdita

🏷️

4.000+ etichette con date preservate

⚡

Ricerca su tutto lo storico in meno di un secondo

✅

Cambio software senza rischi compliance

Stack tecnico

  • FastAPI + Python
  • PostgreSQL (GIN trigram full-text index)
  • Keap REST API
  • Jinja2 SSR
  • Nginx + SSL
  • Docker

Il rischio che quasi nessuno calcola

Quando si cambia software gestionale, il pensiero va subito al nuovo sistema. I dati storici vengono trattati come accessori — “esportiamo tutto in Excel e vediamo”. Ma anni di etichette clienti, date di acquisto, note commerciali e storico dentro un foglio di calcolo diventano inutilizzabili in pochi mesi. E recuperarli dopo è quasi impossibile.

Un archivio che è anche uno strumento

Il portale non è un backup da consultare in emergenza — è un sistema che il team usa ogni giorno. Cerca un cliente, vede il suo storico completo, capisce cosa ha comprato e quando. La ricerca restituisce risultati in meno di un secondo su 10 milioni di record grazie a indici GIN trigram su PostgreSQL: prestazione che il vecchio software non raggiungeva nemmeno lontanamente. Ogni etichetta mantiene la data in cui è stata assegnata — informazione che l’export nativo avrebbe perso del tutto.

Transizione senza interruzioni

Per tre mesi il portale si è aggiornato in parallelo con il vecchio sistema, sincronizzando i dati in tempo reale tramite Keap REST API. Il team ha iniziato a usarlo prima che il vecchio software venisse spento. Al momento dello switch: tutto presente, tutto funzionante, zero discontinuità.

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